Чек-лист переезда офиса
Чек-лист переезда офиса помогает не забыть то, что в день переезда уже не исправить: согласование въезда, упаковку, подпись коробок, подключение техники. Ниже задачи по срокам, в таблицах, которые можно скопировать и раздать сотрудникам. Как руководить процессом целиком, написано в статье как организовать переезд небольшого офиса.
За две-четыре недели
| Задача | Готово |
|---|---|
| Назначить одного ответственного за переезд | |
| Выбрать день и время, не мешающие работе | |
| Составить список вещей по комнатам и сотрудникам | |
| Узнать у арендодателя, как оформить въезд машины и лифт на обоих адресах | |
| Предупредить клиентов, поставщиков и банк о новом адресе | |
| Решить, что выбросить или не везти | |
| Заказать перевозку и сообщить адреса, этажи и наличие лифта |
Что выбросить, а что взять, подскажет статья что выбросить перед переездом: принцип для квартиры работает и для офиса.
За неделю
| Задача | Готово |
|---|---|
| Отправить перевозчику 4–6 фото помещений и мебели | |
| Раздать коробки и скотч сотрудникам | |
| Упаковать папки, канцелярию, личные вещи | |
| Сделать резервные копии данных | |
| Подготовить план расстановки на новом месте | |
| Договориться, кто встретит на новом адресе | |
| Проверить интернет и электричество на новом месте |
За день до переезда
| Задача | Готово |
|---|---|
| Закончить упаковку, подписать коробки: отдел, номер, содержимое | |
| Отключить технику, сфотографировать подключение, подписать провода | |
| Очистить столы и шкафы от мелочей, закрыть ящики | |
| Освободить проходы и подъезд к входу | |
| Забрать ценное и оригиналы, которые везёте сами | |
| Проверить, что всё упакованное не мешает работе завтра |
Техника упаковывается отдельно, как это сделать, расписано в статье как перевезти оргтехнику. Про бумаги читайте в статье как перевезти документы и архив офиса.
В день переезда
| Задача | Готово |
|---|---|
| Встретить машину и бригаду на старом адресе | |
| Показать, что едет, а что остаётся | |
| Сверить количество коробок перед погрузкой | |
| Одному человеку поехать на новый адрес и встретить там | |
| Сверить количество коробок при выгрузке | |
| Поставить мебель и коробки по плану | |
| Проверить, что в старом помещении ничего не осталось |
После переезда
| Задача | Готово |
|---|---|
| Подключить технику и сеть (администратор или подрядчик) | |
| Проверить рабочие места и принтеры | |
| Распаковать коробки по отделам | |
| Вернуть ключи и пропуска по старому адресу | |
| Убрать коробки и упаковку |
Что часто забывают
Эти пункты не попадают в обычные списки, а потом из-за них теряют время.
- Цветы и мелкий декор. Их упаковывают последними и везут отдельно от тяжёлого.
- Кулер, чайники, кофемашины. Воду слейте заранее, технику упакуйте и подпишите.
- Ключи, карты доступа и пропуска. Сдать на старом месте и получить на новом.
- Адрес на сайте, в картах, на визитках и в документах. Обновляется не в день переезда, а до него или сразу после.
- Почта и курьеры. Предупредите их о новом адресе, чтобы посылки не ушли на старый.
- Интернет-провайдер. Подключение на новом месте заказывают заранее: это не моя часть работы, но от него зависит понедельник.
- Уборка. Кто убирает старое помещение после вывоза и когда.
Стоит заранее проверить и то, что должны вам вернуть при сдаче помещения, и что нужно сдать арендодателю. Условия у каждого договора свои, я их не знаю.
Что от меня
Я приезжаю на Ford Transit с кузовом 3,23 × 1,75 × 2,00 м, везу технику стоя, заматываю мебель плёнкой и креплю ремнями. Простая разборка и сборка стола, кровати и обычного шкафа входит в оплаченное время. Кухню и шкаф-купе прошу прислать на фото: заранее скажу, сколько на них уйдёт времени.
Не беру пианино, сейфы, станки, строительный мусор и сыпучие материалы. Для небольшого офиса по фото скажу, хватит ли одного рейса. Не обещаю этого вслепую.
Сколько стоит
Время считается от подачи машины на первый адрес до конца выгрузки, дорога между адресами по навигатору с учётом пробок. Минимум 2 часа.
Пример: небольшой офис (условный пример), я и один грузчик, 3 часа, внутри КАД, лифт или первый этаж, два адреса:
2 100 ₽ × 3 часа = 6 300 ₽.
Для сравнения, я и два грузчика те же 3 часа: 2 700 ₽ × 3 часа = 8 100 ₽. Третий адрес стоит 500 ₽. Если работа попадёт на время с 22:00 до 8:00, за эти часы плюс 30%. Если на месте окажется больше вещей, чем договорились, сначала скажу, сколько это добавит.
Расписание переезда в выходные собрано в статье переезд офиса за выходные без простоя. Подробности про услугу: переезд небольшого офиса, условия заказа: оферта.