Переезд офиса за выходные без простоя
Переезд офиса в выходные работает, когда в пятницу вечером всё уже упаковано и подписано, а в понедельник сотрудники садятся за свои столы. Для этого нужны план по дням, один ответственный и точное время машины. Я работаю в субботу и воскресенье так же, как в будни, с 8:00 до 22:00.
Идея: сдвинуть работу, а не остановить её
Простой возникает не от самого переезда, а от того, что люди не знают, где их вещи, а техника не подключена. Поэтому цель выходных такая: в субботу вывезти, в воскресенье расставить и подключить, в понедельник работать.
Про общий порядок подготовки читайте в статье как организовать переезд небольшого офиса. Здесь только расписание на выходные.
План на три дня
| День | Что делаем |
|---|---|
| Пятница, после работы | Сотрудники закрывают задачи, ИТ-специалист делает резервные копии и отключает технику. Упаковка заканчивается, коробки подписаны |
| Суббота | Погрузка, перевозка, выгрузка. Мебель сначала на месте, расстановка по плану |
| Воскресенье | Подключение техники и сети, проверка рабочих мест, уборка коробок |
| Понедельник | Работа в новом офисе |
Пятница вечером
Основную часть упаковки сотрудники делают в течение недели. В пятницу остаются столы, шкафы и техника. Если офис закрывается в 18:00, вечер с 18:00 до 22:00 тоже подходит для погрузки: я на связи и работаю до 22:00. Заказ после 22:00 возможен по договорённости, часы с 22:00 до 8:00 дороже на 30%.
Суббота
Хорошо, когда в субботу утром на старом и новом адресе есть по одному человеку из офиса. На старом он показывает, что едет, на новом принимает и показывает, куда ставить. Без этого часы уходят на вопросы «а куда это».
Воскресенье
В воскресенье перевозка уже позади. Остаются расстановка, подключение, проверка интернета и принтеров. Подключать сервер и настраивать сеть должен ваш администратор или подрядчик. Как подготовить оборудование, описано в статье как перевезти оргтехнику.
Что нужно согласовать заранее
Для выходных важнее, чем для будней, проверить заранее:
- работает ли в выходные бизнес-центр, лифт, шлагбаум и охрана на обоих адресах;
- можно ли в субботу подъехать к входу и сколько времени разрешено стоять;
- есть ли грузовой лифт и как им пользоваться;
- кто встретит на новом месте и откроет помещение.
Правила у каждого здания свои. Ответы пришлите мне: от них зависит время подачи.
Сколько стоит
Время идёт от подачи машины на первый адрес до конца выгрузки. Минимум 2 часа. Ставки: я один 1 500 ₽/час, с одним грузчиком 2 100 ₽/час, с двумя 2 700 ₽/час. Надбавки за выходные в формуле расчёта нет.
Пример субботнего переезда: я и два грузчика, 4 часа, с 9:00 до 13:00 (условный пример), внутри КАД, лифт или первый этаж, два адреса:
2 700 ₽ × 4 часа = 10 800 ₽.
Пример вечером в пятницу с началом в 20:00 и работой до полуночи: 4 часа, из них 2 часа приходятся на время с 22:00 до 24:00.
- работа: 2 700 ₽ × 4 часа = 10 800 ₽;
- ночная надбавка: 2 часа × 2 700 ₽ × 0,3 = 1 620 ₽;
- итого: 12 420 ₽.
Надбавка берётся только за те часы, которые попали в промежуток с 22:00 до 8:00, не за весь заказ. Если вечерняя погрузка закончится до 22:00, надбавки не будет.
Если на месте окажется больше вещей, чем договорились, я сначала скажу, сколько это добавит, и продолжу с вашего согласия.
Что делать, если не успеваете
Бывает, что к субботе упаковано не всё. Тогда лучше сказать об этом заранее, а не в день переезда: время считается от подачи машины на первый адрес. Варианты на такой случай:
- Вывезти сначала главное. Рабочие места, технику и документы первым рейсом, остальное вторым.
- Оставить мелочи на воскресенье. Если помещение остаётся за вами на воскресенье, архивные папки и запасы канцелярии можно довезти позже.
- Добавить грузчика. Каждый грузчик добавляет 600 ₽/час, и погрузка идёт быстрее. Решать это лучше накануне, по фото.
- Сдвинуть начало. Если упаковка идёт в субботу утром, начните погрузку позже, чем в 8:00, но не затягивайте до ночи: часы с 22:00 дороже на 30%.
Что поручить сотрудникам
Чтобы в понедельник не было простоя, у каждого человека в офисе должна быть небольшая задача:
- упаковать своё рабочее место и подписать коробку своей фамилией и номером стола;
- в воскресенье или в понедельник утром распаковать коробку и проверить, что всё на месте;
- сообщить ответственному, если что-то не приехало или повреждено;
- сфотографировать рабочее место до переезда, чтобы на новом месте расставить так же.
Так рабочее место восстанавливается быстро, а ответственный не бегает между этажами.
Что получить от перевозчика заранее
Попросите назвать сумму до выезда, время подачи и состав бригады. Я называю сумму в течение нескольких минут по адресам и фото. Фото нужны: по 4–6 снимкам помещений и мебели видно, нужны ли грузчики и войдёт ли всё за один рейс. Для организации можно получить счёт и акт, сказать об этом нужно заранее.
Подробный список подготовки по срокам собран в чек-листе переезда офиса. Условия заказа и отмены описаны в оферте, а про услугу в целом на странице переезд небольшого офиса.