Как организовать переезд небольшого офиса
Чтобы организовать офисный переезд, назначьте одного ответственного, составьте список вещей по сотрудникам и заранее согласуйте лифт и въезд на обоих адресах. Остальное сводится к упаковке, маркировке и точному времени подачи машины. Я перевожу небольшие офисы на Ford Transit с кузовом 3,23 × 1,75 × 2,00 м, считаю по часам и называю сумму до выезда.
Кто за что отвечает
В небольшом офисе переезд идёт без сбоев, когда понятно, кто что делает. Разделение простое.
| Задача | Кто делает |
|---|---|
| План, сроки, список вещей | Ответственный от офиса |
| Согласование въезда, лифта, пропусков на двух адресах | Ответственный от офиса |
| Упаковка личных вещей и подпись коробок | Каждый сотрудник |
| Отключение серверов и техники, настройка сети на новом месте | Ваш администратор или подрядчик |
| Простая разборка и сборка мебели | Я, входит в оплаченное время |
| Погрузка, перевозка, выгрузка | Я и грузчики |
| Расстановка мебели на новом месте | Ответственный и сотрудники по плану этажа |
Порядок действий
За две-три недели
- Назначьте ответственного. Один человек, с которым перевозчик общается напрямую.
- Составьте список: мебель, техника, коробки, цветы, оборудование. Для каждой вещи отметьте, откуда и куда она едет.
- Узнайте у арендодателя или бизнес-центра, как оформить въезд машины, пользование лифтом и время работы. У каждого здания свои правила.
- Выберите день и время. Если офис работает днём, рассмотрите вечер или выходные: про такой вариант статья переезд офиса за выходные без простоя.
За неделю
- Договоритесь о перевозчике и бригаде. Пришлите 4–6 фото помещений и мебели: по ним пойму, сколько нужно грузчиков и сколько уйдёт времени.
- Раздайте сотрудникам коробки и скажите, что упаковать самим. Папки, личные вещи, канцелярия.
- Подготовьте планы расстановки на новом месте: где стоят столы и шкафы. Это сэкономит часы на выгрузке.
- Напомните ИТ-специалисту про резервные копии. Аккуратная упаковка техники описана в статье как перевезти оргтехнику.
За день до переезда
- Закончите упаковку. Столы и шкафы очистите от мелочей: ящики пустые или закрытые.
- Подпишите коробки: сотрудник, отдел или комната, что внутри.
- Освободите проходы и подъезд к входу.
- Проверьте, что на новом месте есть лифт, свет и кто-то, кто встретит.
Подробный список по дням собран в чек-листе переезда офиса.
Типичные ошибки
Эти ошибки лучше предвидеть, чем исправлять в день переезда:
- Нет одного ответственного. Когда решения принимают пятеро, перевозчик получает пять разных указаний.
- Коробки без подписей. На новом месте всё вперемешку, и распаковка занимает дни.
- Не проверили лифт и въезд. Машина стоит, время идёт, люди ждут.
- Не предупредили о мебели, которую надо разбирать. Простая разборка стола или шкафа входит в оплаченное время, но время всё равно уходит, и его надо заложить.
- Упаковали всё в последний вечер. Хорошо, когда в последний вечер остаётся только техника и мебель.
Что едет в кузове
Кузов Ford Transit: 3,23 × 1,75 × 2,00 м, около 11 м³, между колёсными арками 1,39 м. Задние двери 1,54 × 1,88 м. В кузове есть ремни, тележка и стрейч-плёнка. Столы, шкафы и кресла я заматываю плёнкой и закрепляю ремнями. Технику везу стоя, если она этого требует.
Если мебели много, а офис большой, одного рейса может не хватить. Для небольшого офиса по фото скажу, хватит ли одного рейса. Не обещаю этого заранее: всё зависит от вещей.
Что я не везу: пианино, сейфы, станки, строительный мусор, сыпучие материалы. Если в офисе стоит сейф или тяжёлое оборудование, решайте их перевозку отдельно.
Сколько стоит
Время идёт от подачи машины на первый адрес до конца выгрузки, дорога между адресами считается по навигатору с учётом пробок. Минимум 2 часа, ставки: я один 1 500 ₽/час, с одним грузчиком 2 100 ₽/час, с двумя 2 700 ₽/час.
Пример: небольшой офис, я и два грузчика, 4 часа (условный пример), внутри КАД, лифт или первый этаж, два адреса:
2 700 ₽ × 4 часа = 10 800 ₽.
Третий адрес (например, склад по пути) стоит 500 ₽. Работа с 22:00 до 8:00 дороже на 30% за ночные часы. Если на месте окажется больше вещей, чем договорились, сначала скажу, сколько это добавит, и продолжим только с вашего согласия.
Оплата для организации
Работаю как ИП. Организациям выставляю счёт и акт, об этом нужно сказать заранее. Порядок оплаты по счёту согласуем при заказе. Условия заказа и отмены закреплены в оферте. Подробности по услуге на странице переезд небольшого офиса.