Как перевезти документы и архив офиса
Документы и архив офиса перевозят в прочных подписанных коробках, которые поднимает один человек, и в закрытом фургоне, чтобы бумага не намокла. Оригиналы, договоры и ключи электронной подписи лучше везти самим. Я везу архив в Ford Transit с кузовом 3,23 × 1,75 × 2,00 м и грузоподъёмностью до 1 т, поэтому для большого архива важен вес, а не только объём.
Что везти самому
Что-то не стоит отдавать в общую партию, даже если в кузове будет аккуратно. Заберите с собой:
- оригиналы документов, которые нельзя восстановить;
- печати, ключи электронной подписи, токены;
- носители с данными, если они не сделаны в копиях;
- деньги и ценности. О них отдельная статья: деньги, документы и ценности при переезде.
Остальное едет в коробках. Что хранить и сколько хранить, решает ваша организация по своим правилам. В этой статье я об этом не говорю, только о том, как довезти бумагу целой.
Как упаковать архив
- Сортировка до упаковки. Решите, что едет, а что уходит в уничтожение. Тащить на новое место лишнее смысла нет. Как отсеивать вещи, написано в статье что выбросить перед переездом.
- Прочные коробки. Не пакеты и не слабые картонные ящики: бумага тяжёлая, дно рвётся.
- Плотная укладка. Папки стоят вертикально или лежат плотно, без пустот. Пустоты закройте бумагой или картоном, чтобы папки не ездили.
- Не больше, чем поднимет человек. Правило простое: если коробку трудно приподнять одному, она слишком тяжёлая. Лучше две коробки поменьше.
- Закрыть и заклеить. Скотчем сверху и по швам, ручки на коробках сохраните.
- Подписать. Отдел, номер коробки, краткое содержимое, куда ставить на новом месте.
Как подписывать и вести учёт
Подпись на коробке должна читаться с расстояния и с двух сторон. Минимум на каждой коробке:
| Что написать | Пример |
|---|---|
| Отдел или комната | Бухгалтерия, комната 3 |
| Номер коробки | 5 из 24 |
| Содержимое | Договоры 2024 |
| Куда ставить | Шкаф у окна |
Ведите общий список коробок по номерам. Он нужен при выгрузке: сверяете, что приехали все 24 коробки из 24. Если нужна опись вещей, читайте статью опись вещей при переезде.
Как я везу
Коробки грузим в закрытый кузов, ставлю ровно и закрепляю ремнями, чтобы стопка не падала. Снизу ставлю более прочные и тяжёлые коробки, сверху лёгкие. На тележке вожу коробки по двору и этажам. Мебель и технику кладу отдельно, не на архив.
Если в офисе много бумаги, рейсов может быть больше одного. Точный вес знать не нужно: достаточно количества коробок и их размера. Пришлите фото архива или напишите, сколько там коробок, и я скажу, хватит ли одного рейса.
Упаковывать технику лучше по отдельной инструкции: как перевезти оргтехнику.
Приёмка на новом месте
Когда коробки привезли, сначала сверяйте количество, а уже потом разбирайте. Порядок простой:
- Один человек у машины считает коробки по номерам и ставит галочки в общем списке.
- Второй на месте ставит коробки по комнатам согласно подписям: бухгалтерия к бухгалтерии, договоры к шкафу с договорами.
- Если не хватает коробки или она повреждена, скажите об этом сразу, пока бригада ещё на адресе.
- Распаковывать начинайте с того, что нужно в первый рабочий день: текущие договоры, папки по клиентам.
- Архивные коробки можно оставить закрытыми и распаковать позже.
Конфиденциальные документы
Если в коробках бумаги с персональными данными или коммерческой тайной, подумайте заранее, как вы это обеспечите. Простые меры: заклеить коробки так, чтобы вскрытие было заметно, заранее сверить количество и не оставлять коробки без присмотра на старом и новом адресе. Кто и как должен хранить такие документы, определяет ваша организация. Условия ответственности за груз описаны в оферте, прочитайте их до заказа.
Если вы хотите, чтобы кто-то из офиса ехал или встречал машину, скажите об этом при заказе. На новом адресе кто-то должен быть, чтобы принять коробки.
Что не стоит везти в этом рейсе
Если архив большой, а часть бумаг вы и так планировали уничтожить или сдать, не везите их на новое место. Каждая лишняя коробка это время на погрузку и выгрузку, а время считается по часам. Решение «везём или нет» принимайте до дня переезда.
Сколько стоит
Время идёт от подачи машины на первый адрес до конца выгрузки. Минимум 2 часа. Ставки: я один 1 500 ₽/час, с одним грузчиком 2 100 ₽/час, с двумя 2 700 ₽/час.
Пример: архив и папки небольшого офиса, я и один грузчик, 3 часа (условный пример), внутри КАД, лифт или первый этаж, два адреса:
2 100 ₽ × 3 часа = 6 300 ₽.
Если лифта нет, я не добавляю плату за этажи, но времени уйдёт больше. Если вещей окажется больше, чем договорились, сначала скажу, сколько это добавит, и продолжу только с вашего согласия.
Предоплаты нет. Организациям выставляю счёт и акт, об этом нужно сказать заранее. Про ответственность за груз и условия заказа смотрите оферту. Про услугу в целом: переезд небольшого офиса. Общий порядок подготовки собран в чек-листе переезда офиса.